Privacyverklaring
Inleiding
Bij Scolaris hechten wij veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
Wij verwerken uw gegevens met de nodige zorg en zorgen ervoor dat al onze activiteiten in overeenstemming zijn met de privacywetgeving. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u heeft.
Heeft u vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze Data Protection Officer (DPO) via het volgende e-mailadres: dpo@thales.be.
-
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens ?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Solera SRL
Ilya Prigoginestraat 1
7850 Edingen
België
E-mail: admin@scolaris.education
Telefoon: 02 397 98 99
Scolaris is een merk van SOLERA BV. (ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen: 0476.654.535), waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Madeliefjesstraat 14, 7850 Edingen.
-
Wanneer verzamelen wij uw gegevens ?
Wij verzamelen uw gegevens wanneer u:
-
Een bestelling plaatst via onze website;
-
Een account aanmaakt of beheert;
-
Contact opneemt met onze klantendienst;
-
Zich inschrijft voor een nieuwsbrief of promotie;
-
Onze website bezoekt (via cookies en gelijkaardige technologieën).
-
Welke persoonsgegevens verwerken wij ?
Afhankelijk van de situatie verwerken wij onder meer:
-
Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum;
-
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer;
-
Bestelgegevens: producten, levering, retourzendingen;
-
Betalingsgegevens: betaalmethode, betalingsstatus;
-
Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, cookievoorkeuren;
-
Klantinteracties: vragen, opmerkingen, klachten, klantbeoordelingen;
-
Schoolgegevens: schooljaar, school, klas.
-
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens ?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een duidelijke reden voor bestaat. Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden, de rechtsgrond (zoals vereist door de AVG) en telkens een concreet voorbeeld.
i) Bestelling en levering
Wij verwerken gegevens om uw bestelling correct te verwerken en te leveren.
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.
Voorbeeld: uw naam en adres worden doorgegeven aan onze logistieke partner voor de thuislevering van schoolboeken.
ii) Klantendienst
Wij gebruiken uw gegevens om uw vragen te beantwoorden, ondersteuning te bieden en eventuele klachten te behandelen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of uitvoering van een overeenkomst.
Voorbeeld: u stuurt een e-mail met een vraag over een ontbrekend boek; wij gebruiken uw bestelgegevens om u verder te helpen.
iii) Financiële transacties
Wij delen gegevens met betalingspartners voor de verwerking van betalingen.
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang (zoals fraudepreventie).
Voorbeeld: uw gegevens worden gecontroleerd door onze betalingsverwerker.
iv) Verbetering van onze diensten
Wij analyseren geanonimiseerde gegevens om onze website en diensten te verbeteren.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
Voorbeeld: wij meten welke pagina’s het meest bezocht worden om onze webshop gebruiksvriendelijker te maken.
v) Fraudedetectie en wettelijke verplichtingen
Wij verwerken gegevens om fraude te voorkomen en om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting.
Voorbeeld: bij een verdachte bestelling kunnen wij betalingsgegevens tijdelijk blokkeren en controleren.
-
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen uw persoonsgegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij zorgen er steeds voor dat passende contractuele afspraken worden gemaakt om uw privacy te waarborgen.
i) Scholen
In het kader van de organisatie, voorbereiding, opvolging en uitvoering van bestellingen van schoolboeken kunnen wij bepaalde persoonsgegevens meedelen aan de betrokken onderwijsinstelling of aan een door haar aangeduide persoon.
Deze mededeling is strikt beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn om de school in staat te stellen het praktische beheer van de bestelling uit te voeren, waaronder de controle van de lijsten, de toewijzing van de bestelling aan de betrokken leerling, de coördinatie van de verdeling en de behandeling van vragen of problemen met betrekking tot de bestelling.
Deze mededeling is gebaseerd op de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst en, in voorkomend geval, op ons gerechtvaardigd belang om een vlot verloop van de bestellingen van schoolboeken in samenwerking met de betrokken onderwijsinstellingen te verzekeren.
ii) Leveringspartners
Wij doen beroep op logistieke dienstverleners voor de levering van schoolboeken en ander materiaal.
Voorbeeld: uw contactgegevens worden doorgegeven aan een pakketdienst om de bestelling bij u thuis te leveren.
iii) Betalingsdienstverleners
Voor de verwerking van betalingen en kredietwaardigheidsbeoordelingen delen wij gegevens met betalingsdienstverleners.
De betalingsdienstverleners waarop wij hiervoor beroep doen, treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG. Meer informatie over de verwerking van gegevens door deze partijen vindt u in hun eigen privacyverklaring.
iv) IT- en hostingdienstverleners
Wij doen beroep op derden voor de hosting, het technisch beheer, de beveiliging en het onderhoud van onze IT-systemen. Zij kunnen tijdelijk toegang hebben tot persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.
v) Invorderingspartner
Indien een factuur ondanks herinneringen onbetaald blijft, kan Scolaris de openstaande schuldvordering overdragen aan haar invorderingspartner. Deze verwerkt de persoonsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke met als doel de invordering van openstaande schulden. De verwerking gebeurt overeenkomstig de regels van Boek XIX van het Wetboek van Economisch Recht en andere toepasselijke wetgeving.
vi) Wettelijke verplichtingen
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties, zoals de fiscale administratie of toezichthoudende autoriteiten.
-
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel van de verwerking.
i) Bestel- en klantgegevens
Wij bewaren gegevens met betrekking tot bestellingen, betalingen en leveringen in principe gedurende 7 jaar, overeenkomstig de wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht.
ii) Klantendienst en communicatie
Correspondentie met onze klantendienst (zoals e-mails, contactformulieren en telefoonnotities) wordt maximaal 7 jaar bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor bewijsdoeleinden in het kader van een lopend geschil of een klacht.
iii) Technische cookiegegevens
Technische informatie, zoals IP-adressen en klikgedrag, wordt bewaard overeenkomstig de termijnen vermeld in onze cookieverklaring.
iv) Wettelijke verplichtingen
In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld op grond van fiscale regelgeving of in geval van openstaande schuldvorderingen. In dat geval passen wij de wettelijke bewaartermijn toe.
-
Cookies en trackingtechnologieën
Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruikerservaring te verbeteren, statistieken te verzamelen en onze diensten te optimaliseren.
Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw toestel wordt geplaatst wanneer u onze website bezoekt.
Cookies stellen ons in staat uw voorkeuren te onthouden, het gebruik van de website te analyseren en, indien u daarvoor toestemming geeft, u gerichte inhoud of aanbiedingen te tonen.
Soorten cookies die wij gebruiken:
-
Functionele cookies: noodzakelijk voor de goede werking van de website en de bestelomgeving (zoals aanmelden en het bewaren van artikelen in het winkelmandje).
-
Analytische cookies: helpen ons te begrijpen hoe de website wordt gebruikt.
-
Marketingcookies: worden gebruikt om relevante advertenties weer te geven, op onze website of via externe partners.
Cookie-instellingen beheren
Bij uw eerste bezoek aan onze website krijgt u de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te geven via de cookiebanner.
U kunt deze instellingen op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen onderaan onze website.
Meer informatie over de specifieke cookies die wij gebruiken, hun bewaartermijn en de betrokken derden vindt u in onze cookieverklaring.
-
Beveiliging van persoonsgegevens
Bij Scolaris nemen wij de bescherming van uw persoonsgegevens zeer ernstig. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.
Technische beveiliging:
-
Onze systemen zijn beveiligd met firewalls, encryptie en toegangscontrole.
-
Al het dataverkeer via onze website en bestelomgeving wordt versleuteld via HTTPS.
-
Persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde datacenters met beperkte toegang.
Organisatorische maatregelen:
-
Enkel bevoegde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.
-
Medewerkers worden opgeleid inzake gegevensbescherming en vertrouwelijkheid.
-
Met externe partners die persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten af waarin beveiliging, vertrouwelijkheid en naleving van de AVG zijn vastgelegd.
-
Uw rechten als betrokkene
Als consument en betrokkene beschikt u krachtens de privacywetgeving over een aantal rechten:
-
Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
-
Recht op rectificatie: indien gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze aan te passen.
-
Recht op gegevenswissing: in bepaalde gevallen kunt u verzoeken uw gegevens te laten verwijderen.
-
Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken dat minder gegevens worden verwerkt.
-
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
-
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien technisch mogelijk kunt u verzoeken uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen zodat deze aan een andere dienstverlener kunnen worden overgedragen.
-
Recht om een klacht in te dienen: u kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via https://www.datenschutzbehorde.be/zivilist indien u van mening bent dat wij uw rechten niet respecteren.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Wij zullen u zo snel mogelijk antwoorden, uiterlijk binnen 30 dagen.
-
Contactgegevens
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Scolaris? Dan kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
Postadres:
Scolaris
Ilya Prigoginestraat 1
7850 Edingen
België
E-mail: admin@scolaris.education
Telefoon: 02 397 98 99
Voor klachten met betrekking tot privacy
Indien u van mening bent dat wij uw gegevens op een onrechtmatige wijze verwerken, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger
-
Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer dit noodzakelijk blijkt, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze diensten, wettelijke verplichtingen of interne processen.
In geval van belangrijke wijzigingen (zoals een wijziging van de doeleinden van de verwerking of de overdracht aan nieuwe verwerkers), zullen wij u hierover informeren via onze website of, indien mogelijk, per e-mail.
Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.
Datum van laatste wijziging: 05 06 2026.